1. Een goed begin

Belangrijk is om op tijd te beginnen met alle voorbereidingen. Dit geeft rust en zorgt er ook voor dat onvoorziene obstakels tijdig verholpen kunnen worden. Weet je bijvoorbeeld al hoe je het wilt gaan promoten? Maak een globale planning voor het event en eventuele randzaken zoals promotie of mailings. Hieronder vind je de belangrijkste punten om aan te denken.

• Wanneer is het event en hoe lang duurt het?
• Wat is de hoofdboodschap van je event?
• Wat wil je uitstralen naar de kijkers/deelnemers?
• Welke sprekers nodig je uit?
• Hoe bereik je de (potentiële) deelnemers?
• Welke andere middelen wil je inzetten (promotie, mailings etc.)?

2. Live vanuit...

Kies een ruimte die past bij het evenement. Houd je een bedrijfspresentatie, kies dan een mooie ruimte in je bedrijfspand, geef je een webinar over dansen, overweeg dan eens een balletzaal. Maar wat maakt een ruimte nou geschikt? Met de volgende checklist ben je al een heel eind.

• Kies een grote ruimte, dit geeft een presentatie-uitstraling en heeft de ruimte voor sprekers om rond te lopen.
• Zorg dat er aankleding aanwezig is. Denk aan grote planten of jouw producten/gerelateerde objecten die je in de ruimte kunt plaatsen.
• Houd rekening met het licht, is er veel natuurlijk licht (tegenlicht is niet gewenst) of is er misschien al belichtingsapparatuur aanwezig.
• Let op akoestiek en omgevingsgeluiden. Hoe groter (en vooral leger) de ruimte, hoe meer echo er zal zijn. Is er (kans op) veel omgevingsgeluid, zorg dan voor zo min mogelijk ruis tijdens de uitzending door bijvoorbeeld tijdelijk geen andere activiteiten te organiseren.
• En dan nog even praktisch: zijn er voldoende stopcontacten, is er snel (bekabeld) internet, is de locatie goed bereikbaar? Het lijkt logisch maar wordt toch snel vergeten.

3. Less is more

Het presenteren van een online event kan wel wat spanning met zich meebrengen. Je kijkt namelijk ineens in een camera in plaats van naar publiek. Om deze spanning zoveel mogelijk te verminderen raden we aan om het jezelf niet te moeilijk te maken. Maak duidelijke keuzes in wat je wil laten zien en horen en stem af welke interactie je wilt tussen de sprekers en kijkers.

• Probeer de inhoud af te bakenen tot wat je weet. Vraag een andere spreker voor een expertisegebied waar jij minder kennis van hebt.
• Als er extra sprekers moeten inbellen, stem dan één kanaal af. Laat niet één spreker inbellen via de software en de ander via skype.
• Is er publiek op locatie? Bedenk dan of je zowel interactie hebt met de mensen op locatie als met externe kijkers. Stel eventueel een moderator aan die voor jou vragen uit de chat kiest. Je hebt dan met deze moderator interactie zoals je dat met iemand van het publiek zou hebben.

4. Showtime

Bij een online event is het extra belangrijk dat je de aandacht van de kijker erbij weet te houden. Thuis achter een scherm ben je nou eenmaal sneller afgeleid dan als je in een zaal zit. Speel hier op in of pas je event aan.

• Oefen de presentatie en let op hoe je spreekt. Wissel de toonhoogte in je stem zodat je geen monotoon verhaal vertelt.
• Wissel een presentatie af met sprekers, beeldmateriaal en interactie met het publiek. Een korte video na een lang verhaal brengt de aandacht er weer bij.
• Houd de vormgeving van de presentatie eenvoudig. Hierin is de vuistregel; minimale tekst, uitgebreid beeld.
• Wat is de kern van je verhaal? Maak de presentatie niet onnodig lang. Richt op een duur van maximaal 60 minuten. Bekijk per event welke lengte geschikt is.
• Mocht je event langer duren, plan dan één of meer korte pauzes in zodat je kijkers rustig een kopje koffie kunnen zetten. Je kunt zelfs, indien gepast, een korte beweegpauze doen waarin je samen kort ‘rekt en strekt’.

5. Van aandacht naar actie

Je event is een succes, je presentatie is vlot verlopen en de kijkers zijn enthousiast! Dit is hét moment om aandacht om te zetten in actie. Wat wil je dat de kijker nu doet en hoe gebruik je de content voor later.

• Weet je al dat er binnenkort nog een event plaatsvindt? Communiceer dan alvast de datum en laat mensen zich direct inschrijven.
• Is er een specifieke actie die je wilt dat kijkers ondernemen? Geef een duidelijke call-to-action en zet een pagina online waarop ze de gedeelde informatie kunnen teruglezen.
• Knip de opname op in losse fragmenten en deel deze op social media. Zo laat jij jouw expertise zien en weten mensen wat ze van je volgende events kunnen verwachten.